4 Workflows die Zeit sparen

So laufen Abläufe bei unseren Kunden

Jeder Workflow zeigt den Ablauf aus Sicht des Eigentümers — und welche Entlastung Ihre Verwaltung bekommt.

Das kostet Ihre Verwaltung heute

Der Verwalter ist Montag bis Freitag 09–17 Uhr erreichbar. Heizkörper kalt am Freitagabend = Wochenende ohne Heizung. Ergebnis: 15+ Anrufe pro Woche, 12 Minuten pro Fall.

1
Mängelmelder öffnen
Eigentümer öffnet den Mängelmelder auf der Website oder per App-Link.
2
Foto & Beschreibung
Foto aufnehmen, Kategorie wählen, kurz beschreiben — 30 Sekunden.
3
Ticket erstellt
Ticket #2854 wird automatisch erstellt — Eingangsbestätigung sofort per E-Mail.
4
Handwerker beauftragt
Verwaltung sieht das Ticket im Cockpit und beauftragt den passenden Handwerker.
5
Status-Update
Eigentümer erhält automatisch: „Termin Dienstag 10:00 Uhr bestätigt."
-73% Telefonanrufe
bei Mängelthemen nach 3 Monaten
Früher ohne Website-Tool
Anruf → Mailbox → warten → nochmal anrufen → E-Mail schreiben → warten
Heute mit haus8
App → Ticket → Eingangsbestätigung in 30 Sekunden → automatisches Status-Update
Das kostet Ihre Verwaltung heute

Wohnungsverkauf bedeutet 3 Wochen Chaos: Notar kontaktiert Verwaltung, SEPA-Daten einfordern, Zugangsdaten erstellen, Übergabetermin koordinieren — alles manuell.

1
Notar-Bestätigung
Die Notar-Bestätigung geht ein — der Prozess startet automatisch.
2
Onboarding-Link
Verwaltung sendet personalisierten Onboarding-Link an den neuen Eigentümer.
3
Selbst ausfüllen
Neuer Eigentümer trägt selbst ein: Kontaktdaten, SEPA, Übernahmedatum.
4
Automatische Übernahme
System aktualisiert Stammdaten automatisch — kein manueller Aufwand.
5
Portal-Zugang aktiv
Portal-Zugang wird aktiviert, Bestätigung an alle Beteiligten versendet.
3 Tage statt 3 Wochen
kein einziger Anruf nötig
Früher ohne Website-Tool
Notar → Verwaltung → E-Mail → Rückfragen → Formulare drucken → händisch eintragen
Heute mit haus8
Notar-Info → Link an Eigentümer → Selbstausfüllung → automatische Übernahme → fertig
Das kostet Ihre Verwaltung heute

Wiederkehrende Termine und gesetzliche Fristen manuell in Excel oder Outlook verwalten — bis einer vergessen wird. Verspätete Wartungen, verpasste Fristen, persönliche Haftung.

1
Automatische Erinnerung
System erinnert 6 Wochen vor Fälligkeit automatisch — kein Kalendereintrag nötig.
2
Dienstleister wählen
Verwaltung wählt aus vorqualifizierter Dienstleister-Liste den passenden Anbieter.
3
Termin & Information
Termin wird gebucht, alle betroffenen Eigentümer automatisch per E-Mail informiert.
4
Dokumentation
Protokoll digital hinterlegt, nächste Frist automatisch im System gesetzt.
Null vergessene Fristen
vollständige Dokumentation, automatisch
Früher ohne Website-Tool
Excel-Liste → Erinnerung vergessen → Frist verpasst → Haftungsrisiko
Heute mit haus8
Automatische Erinnerung → Buchung → Information → Dokumentation → nächste Frist gesetzt
Das kostet Ihre Verwaltung heute

Eigentümerversammlungen dauern 3+ Stunden, weil alles im Raum diskutiert wird und niemand vorbereitet ist. Ergebnis: frustrierte Eigentümer, überlastete Verwalter.

1
Umfrage erstellen
Verwaltung erstellt Umfrage: „Fassadensanierung 2026 — ja / nein / lieber 2027?"
2
Eigentümer stimmen ab
Eigentümer stimmen ab — anonym, mobil, in 2 Klicks. Kein Login nötig.
3
Live-Ergebnis
Balkendiagramm zeigt Ergebnis in Echtzeit — Verwaltung sieht die Tendenz sofort.
4
ETV vorbereitet
Verwaltung geht mit fertigem Meinungsbild in die ETV. Diskussion auf das Wesentliche fokussiert.

Hinweis: Nicht bindend, ersetzt keinen Beschluss nach WEG. Kollidiert nicht mit Vulcavo/ETG24 (kein Beschluss-Tool).

55 statt 120 Minuten
durchschnittliche ETV-Dauer
Früher ohne Website-Tool
3+ Stunden ETV → endlose Diskussionen → unvorbereitete Eigentümer → Frust
Heute mit haus8
Vorab-Stimmungsbild → fokussierte ETV → schnellere Beschlüsse → alle zufrieden
12 integrierte Tools

Was wir in Ihre Website einbauen

Jedes Tool löst ein konkretes Problem. Alle sind in die Website integriert — kein separates Login, keine Extra-App.

Mängelmelder

24/7 Schadensmeldung mit Foto, Kategorie und automatischer Ticket-Erstellung.

FAQ-Chatbot

KI-gestützter Chatbot beantwortet häufige Eigentümer-Fragen automatisch — rund um die Uhr.

Eigentümer-Portal

Zentraler Login-Bereich: Dokumente, Beschlüsse, Kontodaten — alles an einem Ort.

Rücklagen-Ampel

Visueller Rücklagen-Status pro Objekt: grün, gelb, rot — auf einen Blick.

Terminbuchung

Eigentümer buchen Gesprächstermine selbst — direkt auf der Website, ohne Telefonat.

€

Hausgeld-Kalkulator

Eigentümer sehen transparent, wie sich ihr Hausgeld zusammensetzt.

Nebenkostenrechner

Transparenter Nebenkosten-Simulator mit Vergleich zum Vorjahr.

Dienstleister-Anfrage

Strukturiertes Formular für Handwerker-Anfragen — inklusive Foto-Upload und Dringlichkeit.

Neu

Stimmungsbild-Tool

Anonyme Vorab-Umfrage vor der ETV — Meinungsbild in 2 Klicks, kein Beschluss-Tool.

Partner

Pflichten-Kalender

Automatische Fristenverwaltung — in Zusammenarbeit mit die-pflichtpruefer.de.

Neu

Formular-Center

Alle Anträge digital: SEPA-Änderung, Schlüsselbestellung, Genehmigungsanfrage — kein Papier.

Neu

WEG-Onboarding-Wizard

Geführter Einrichtungs-Assistent für neue Eigentümer — alle Daten in 5 Minuten erfasst.

Alle Tools und Abläufe live erleben

Am Beispiel der Klaus Verwaltung GmbH — unserer vollständigen Demo-Website mit allen 12 Tools, Mängelmelder und Eigentümer-Portal.

Demo-Termin vereinbaren →
klausverwaltung.demo.haus8
Demo-Website der Klaus Verwaltung GmbH — Hero mit Kennzahlen, digitalen Tools und Eigentümerbereich
Schwesterunternehmen Die Pflichtprüfer — Spielplatz, Legionellen, Rauchmelder, Baumkontrolle. Spezialisiert. Rechtssicher. Bundesweit. · die-pflichtpruefer.de →