Die Eigentümerversammlung ist das wichtigste demokratische Organ der WEG. Hier werden Beschlüsse gefasst, Budgets verabschiedet und die Verwaltung entlastet — oder abberufen. Lange Zeit war das ein rein analoges Ereignis. Seit der WEG-Reform 2020 ist die digitale Eigentümerversammlung rechtlich möglich. Was bedeutet das in der Praxis — und worauf kommt es bei der Umsetzung an?
Rechtliche Grundlage: Was die WEG-Reform 2020 ermöglicht
Das Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz (WEMoG), in Kraft seit 01.12.2020, hat § 23 WEG grundlegend geändert. Neu ist:
- Online-Teilnahme ist per Beschluss möglich (§ 23 Abs. 1 Satz 2 WEG)
- Reine Online-Versammlung ist ebenfalls per Beschluss zulässig (§ 23 Abs. 1 Satz 3 WEG)
- Kein Eigentümer darf gezwungen werden, ausschließlich online teilzunehmen — es sei denn, die Gemeinschaft hat das ausdrücklich und einstimmig so beschlossen
Wichtig: Die Online-Versammlung ist keine Ausnahmelösung mehr — sie ist regulär möglich. Dennoch empfehlen viele Juristen, zumindest für die erste Einführung eine Hybridlösung zu wählen.
Welche Formen der digitalen ETV gibt es?
| Form | Beschreibung | Beschluss nötig? |
|---|---|---|
| Hybride Versammlung | Präsenz + zugeschaltete Online-Teilnehmer | Ja (einfache Mehrheit) |
| Reine Online-Versammlung | Alle Teilnehmer digital, kein Präsenzort | Ja (einfache Mehrheit) |
| Umlaufbeschluss | Abstimmung per Post/E-Mail, keine Versammlung | Textform genügt (seit 2020) |
Technische Anforderungen für eine rechtssichere Online-ETV
Für eine rechtssichere Online-ETV müssen folgende Punkte gewährleistet sein:
- Identifizierung: Alle Teilnehmer müssen eindeutig identifizierbar sein — keine anonymen Zugänge
- Stimmabgabe: Jeder stimmberechtigte Eigentümer muss seine Stimme sicher abgeben können
- Nachvollziehbarkeit: Das Abstimmungsergebnis muss lückenlos protokollierbar sein
- Kommunikation: Alle müssen sich gegenseitig sehen und hören können (Video + Audio)
- Ausfall-Szenario: Was passiert bei technischen Problemen? Das muss vorab geregelt und im Protokoll vermerkt sein
Geeignete Tools für die digitale Eigentümerversammlung
In der Praxis haben sich folgende Lösungen bewährt:
- Zoom / MS Teams / Google Meet: Einfach, gut bekannt, keine ETV-spezifischen Funktionen. Für kleine Gemeinschaften ausreichend, wenn Abstimmungen per Chat oder Handzeichen dokumentiert werden.
- Hausverwaltungssoftware-Module: DOMUS, iX-Haus und andere bieten integrierte ETV-Module mit Abstimmungsfunktion — sinnvoll, wenn die Software ohnehin im Einsatz ist.
- Spezialisierte Anbieter: eVote, Buildingminds u.a. — speziell für WEG-Beschlüsse entwickelt, mit rechtssicheren Abstimmungsprotokollen.
Achtung Datenschutz: Videokonferenz-Tools verarbeiten personenbezogene Daten. Stellen Sie sicher, dass das gewählte Tool DSGVO-konform ist und eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) abgeschlossen werden kann. Keine automatischen Aufzeichnungen ohne Einwilligung aller Teilnehmer.
Ablauf einer digitalen Eigentümerversammlung
- Einladung (mind. 3 Wochen vorher): Mit Zugangsdaten, Tagesordnung und einer kurzen technischen Anleitung — maximal eine DIN-A4-Seite mit Screenshots. Wer die Technik schon kennt, kommt sicherer an.
- Technischer Probelauf: 15 Minuten vor Beginn für alle, die unsicher sind. Das nimmt Nervosität und verhindert Verzögerungen beim Start.
- Eröffnung: Feststellung der Beschlussfähigkeit — Anzahl der anwesenden und zugeschalteten Stimmrechte exakt dokumentieren.
- Tagesordnung: Wie gewohnt — Diskussion, Abstimmung, Protokollierung. Wichtig: zu Beginn klar kommunizieren, wie die Abstimmung läuft (Chat, Handzeichen, Abstimmungsfunktion).
- Protokoll: Innerhalb von 4 Wochen an alle Eigentümer versenden — per Eigentümerportal oder per E-Mail.
Typische Fehler und wie man sie vermeidet
Fehlende Beschlussfassung: Wer einfach einen Videolink verschickt, ohne vorab per Beschluss die Online-Teilnahme zu ermöglichen, riskiert anfechtbare Beschlüsse. Dieser Schritt wird oft vergessen.
Kein Plan B bei Technikausfall: Fällt der Server aus, braucht es eine klare Regel: Pausieren und neu einwählen, oder vertagen? Das muss vor der Versammlung schriftlich festgehalten sein.
Nicht-technikaffine Eigentümer ignorieren: Nicht jeder hat Zoom — und nicht jeder will es lernen. Wer auf ältere Eigentümer keine Rücksicht nimmt, riskiert Anfechtungen und Frustration. Hybride Formate sind in den ersten Jahren meistens die bessere Wahl.
Protokoll vernachlässigen: Online-Versammlungen wirken informeller. Das verleitet dazu, das Protokoll weniger sorgfältig zu führen. Die rechtlichen Anforderungen sind identisch mit einer Präsenzversammlung.
Was ins Protokoll muss
Das Protokoll der digitalen ETV enthält dieselben Pflichtbestandteile wie ein Präsenzprotokoll:
- Versammlungsform (online/hybrid), Datum und Uhrzeit
- Anwesende und zugeschaltete Eigentümer mit jeweiligen Stimmrechten
- Feststellung der Beschlussfähigkeit
- Jeden Beschluss im Wortlaut
- Abstimmungsergebnis (Ja/Nein/Enthaltung)
- Unterschrift des Versammlungsleiters und eines Wohnungseigentümers
Fazit
Eine gut organisierte digitale Eigentümerversammlung ist kein Qualitätsverlust — sie ist oft ein Gewinn. Höhere Teilnahmequoten, weniger Anfahrtsaufwand für Eigentümer, keine Raummiete. Der Schlüssel ist sorgfältige Vorbereitung, das richtige Tool und ein klares Protokoll. Hausverwaltungen, die das beherrschen, bieten ihren Eigentümern echten Mehrwert.
FAQ: Digitale Eigentümerversammlung
Kann ich eine reine Online-ETV ohne vorherigen Beschluss durchführen?+Nein. Sowohl die Online-Teilnahme als auch eine reine Online-Versammlung erfordern einen vorangehenden Beschluss der Eigentümergemeinschaft (einfache Mehrheit genügt). Ohne diesen Beschluss sind so gefasste Beschlüsse anfechtbar.
Was passiert, wenn ein Eigentümer keine Internetverbindung hat?+Kein Eigentümer darf gegen seinen Willen auf Online-Teilnahme beschränkt werden. Bei hybriden Versammlungen gibt es immer einen Präsenzort als Alternative. Bei rein digitalen Versammlungen muss die Gemeinschaft das vorab einstimmig beschlossen haben.
Welches Tool empfehlen Sie für kleine WEGs unter 20 Einheiten?+Zoom oder MS Teams sind ausreichend. Wichtig: AVV mit dem Anbieter abschließen, Passwortschutz für den Meetingraum aktivieren und keine automatischen Aufzeichnungen ohne Einwilligung aller Teilnehmer starten.
Müssen Eigentümer ihr Einverständnis zur Online-Versammlung aktiv geben?+Das Einverständnis ergibt sich aus dem Beschluss der Gemeinschaft. Wer gegen den Beschluss gestimmt hat, kann trotzdem zur Online-Versammlung eingeladen werden — muss aber nicht ausschließlich online teilnehmen, wenn ein Präsenzort angeboten wird.
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